Automatizace přijatých faktur: z e-mailu rovnou do účetnictví
Krátká odpověď
Přijaté faktury jde zpracovávat z větší části automaticky: sběr do jedné schránky, vytěžení údajů, kontrola proti ARES a objednávkám a export do účetního programu. Člověk řeší výjimky a schvaluje platby. Nejdřív si ale změřte, kolik času vám faktury dnes berou.
Kde ruční zpracování faktur zabírá čas
Jedna faktura vypadá jako pár minut práce. Ve skutečnosti se skládá z kroků, které se opakují u každého dokladu:
- dohledat fakturu v e-mailu, poště nebo na portálu dodavatele,
- přepsat údaje do účetního programu nebo tabulky,
- zkontrolovat dodavatele, částky a číslo účtu,
- poslat fakturu ke schválení a připomínat se,
- uložit doklad tak, aby se dal najít.
Právě opakované kroky se dají automatizovat. Rozhodování o výjimkách zůstává člověku.
Jak vypadá automatizovaný postup
- Jedna adresa pro faktury. Dodavatelé posílají faktury na jednu schránku, například faktury@vasefirma.cz. Nic se neztratí v osobních e-mailech.
- Rozpoznání formátu. Faktura ve formátu ISDOC nese údaje strukturovaně, takže se nemusí číst z obrázku. PDF a skeny se zpracují rozpoznáním textu (OCR) a AI modelem.
- Vytěžení údajů. Dodavatel, IČO, DIČ, číslo dokladu, variabilní symbol, data vystavení a splatnosti, částky, sazby DPH a bankovní účet.
- Automatické kontroly. IČO a název se ověří v ARES. Hlídá se duplicita (stejný dodavatel a číslo dokladu), součet řádků a DPH a shoda bankovního účtu s účtem, který dodavatel používal dřív.
- Schválení. Systém pošle fakturu tomu, kdo ji schvaluje, podle dodavatele nebo výše částky. Nejasné případy jdou člověku s popisem, co nesedí.
- Export do účetnictví. Schválená data se předají účetnímu programu. Rozšířené programy obvykle umí import ve formátu ISDOC nebo XML; konkrétní cestu ověřujeme u vašeho programu.
Pevné pravidlo, nebo AI?
AI není potřeba v každém kroku. Kde je výsledek jednoznačný, je pravidlo levnější a spolehlivější.
| Úkol | Stačí pravidlo | Kde pomůže AI |
|---|---|---|
| Příjem a třídění e-mailů | Adresa, odesílatel, příloha | Rozpoznat fakturu mezi jinými přílohami |
| Čtení údajů | Faktura v ISDOC | PDF a skeny s různým rozložením |
| Kontrola dodavatele | Ověření IČO v ARES | — |
| Duplicity | Dodavatel + číslo dokladu | — |
| Přiřazení k zakázce | Číslo objednávky na faktuře | Odhad podle popisu položek, vždy ke schválení |
Co si změřit, než začnete
Bez čísel nepoznáte, jestli se automatizace vyplatí. Stačí jeden měsíc:
- kolik faktur přijmete,
- kolik minut průměrně zabere jedna,
- kolik faktur je s chybou nebo výjimkou,
- kolik lidí do zpracování vstupuje.
Pro představu, jak počítat: 150 faktur měsíčně po 4 minutách je 10 hodin práce za měsíc. Je to příklad výpočtu, ne naměřená hodnota. Doplňte svá čísla a porovnejte je s cenou zavedení a provozu.
Na co si dát pozor
- Platby bez schválení nepouštějte. Automatizace připraví, člověk schválí.
- Data u AI nástroje. Ověřte, kde se faktury zpracovávají a jestli se nepoužívají k tréninku modelu.
- Archivace. Originál dokladu musí zůstat dohledatelný i po vytěžení.
- Výjimky. Počítejte s cestou pro faktury, které systém nepřečte. Na začátku jich bude víc.
Jak začínáme my
Nejdřív zmapujeme jeden proces s lidmi, kteří ho dělají: odkud faktury chodí, kdo co kontroluje a kde vznikají chyby. Zmapování jednoho procesu stojí od 9 900 Kč a obvykle trvá 1–2 týdny od dodání podkladů. Dostanete mapu procesu, návrh, co automatizovat a kde ponechat kontrolu člověka, a podklady pro nacenění implementace. Implementaci objednáváte zvlášť a nejdřív ji vyzkoušíme na omezeném vzorku.
Víc na stránce Automatizace firemních procesů.
Časté otázky
Musí nám dodavatelé posílat faktury v ISDOC?
Ne. Zpracovat jde i PDF a skeny. ISDOC je jen nejspolehlivější vstup, protože údaje nese ve strukturované podobě a není potřeba je číst z obrázku.
Nahradí automatizace účetní?
Ne. Odstraní přepisování a dohledávání. Zaúčtování, kontrola výjimek a odpovědnost za účetnictví zůstávají účetní nebo účetní firmě.
Jak přesné je vytěžování faktur?
Záleží na kvalitě a rozmanitosti dokumentů. Přesnost proto neslibujeme předem, ale ověříme ji na vzorku vašich skutečných faktur, než se rozhodnete pro zavedení.